1. Bevezetés – miért kritikusak az emlékeztetők?
Ha online időpontfoglaló rendszert használsz, valószínűleg már találkoztál azzal a mondattal, hogy „elnézést, teljesen kiment a fejemből az időpont”. Az emberek nem rosszindulatúak, csak túlterheltek: munka, család, értesítések minden irányból – egy fodrász, masszázs vagy orvosi vizit nagyon könnyen „elsüllyed” a fejben és a naptárban is.
Épp ezért lett mára alapelvárás, hogy egy profi időpontfoglaló rendszer automatikus email- és SMS-emlékeztetőket küldjön. Ezek az üzenetek nem „nyaggatások”, hanem kapaszkodók: segítenek az ügyfélnek és neked is abban, hogy a megbeszélt időpont valóban meg is valósuljon.
Egy jól beállított emlékeztetőrendszer:
- csökkenti a meg nem jelenések számát,
- átláthatóbbá teszi a napodat,
- és sokkal profibb, gondoskodóbb képet ad a vállalkozásodról.
Ebben a cikkben abban segítek, hogy mikor, milyen csatornán (email vagy SMS), mit és hogyan érdemes írni ezekbe az üzenetekbe, és technikailag hogyan állítsd be őket az időpontfoglaló rendszeredben. A cél, hogy a reminder ne csak „még egy üzenet” legyen a sok közül, hanem egy valóban hasznos, ügyfélbarát és üzletileg is hatékony eszköz.
2. Milyen típusú emlékeztetőket érdemes beállítani?
Egy időpontfoglaló rendszerben nem elég „valamikor” küldeni egy üzenetet – érdemes végiggondolni, milyen típusú emlékeztetők kellenek, és ezek pontosan mikor menjenek ki. Ha jól építed fel a folyamatot, az ügyfeled végig biztonságban érzi magát: tudja, hogy a foglalása rendben van, és nem fog lemaradni az időpontról.
2.1. Foglalás visszaigazoló email / SMS
Ez az első, és talán legfontosabb üzenet. A foglalás után azonnal menjen ki, hogy az ügyfél biztos legyen benne: a rendszer rögzítette az időpontját. Itt érdemes feltüntetni az időpontot, helyszínt, szolgáltatást, valamint – ha van – a munkatárs nevét. Ez mehet emailben, de sok szolgáltató SMS-t is küld mellé, főleg, ha az ügyfelek inkább telefonról intézik a foglalást.
2.2. Első emlékeztető az időpont előtt (24–48 órával)
Ez az üzenet arra szolgál, hogy az ügyfél tervezni tudjon. Ha kiderül, hogy mégsem jó neki az időpont, ilyenkor még van idő áttenni vagy lemondani. Itt már elég rövidebb szöveg is, de legyen benne minden lényeges adat, illetve egy jól látható lehetőség a módosításra vagy lemondásra.
2.3. Utolsó, „napi” emlékeztető (3–6 órával az időpont előtt)
Ez a klasszikus „nehogy elfelejtsd” üzenet. Itt gyakran az SMS a leghatékonyabb, mert a legtöbben a telefonjukat nézik napközben. A szöveg legyen nagyon rövid, lényegre törő: mikor, hová kell menni, és ha szükséges, egy link az útvonalhoz vagy a lemondáshoz.
2.4. Módosítás / lemondás értesítések
Ha az ügyfél módosítja vagy lemondja az időpontot, erről is kapjon automatikus visszaigazolást. Ezek az üzenetek segítenek elkerülni a félreértéseket, és professzionális, rendezett benyomást keltenek – mindkét fél pontosan tudja, mi az aktuális állapot.
3. Email vagy SMS emlékeztető: mikor melyik működik jobban?
Az, hogy emailt vagy SMS-t küldj, nem csak technikai kérdés – komolyan befolyásolja, hogy az ügyfeled tényleg eljön-e az időpontra. Mindkét csatornának megvan a maga erőssége, ezért érdemes tudatosan kombinálni őket.
Email-emlékeztető akkor működik jól, amikor:
- részletesebb információt akarsz adni (parkolás, hozni szükséges dokumentumok, ellenjavallatok, cím, térkép),
- fontos, hogy elmenthető legyen (pl. továbbítsa a páromnak, munkáltatónak),
- azonnali reakció nem kritikus.
Ideális a foglalás visszaigazolására és az első, 24–48 órával korábbi emlékeztetőre. Itt nyugodtan leírhatsz mindent szépen tagolva, gombbal, linkkel, brandelt fejlécben.
SMS-emlékeztető ott verhetetlen, ahol:
- időkritikus az információ (aznap, néhány órán belüli időpont),
- az ügyfeleid nagy része mobilról él,
- biztos akarsz lenni abban, hogy észreveszi az üzenetet.
Az SMS rövid, figyelemfelkeltő, és kevésbé „vész el”, mint egy email a hírlevelek és spamek között. Emiatt gyakran ez a legjobb választás az utolsó, „napi” emlékeztetőre.
A legtöbb szolgáltatónál a kombinált stratégia hozza a legjobb eredményt:
- foglalás visszaigazolása + részletes infók: email,
- aznap, pár órával előtte gyors emlékeztető: SMS.
Fontos szempont még a költség és a mennyiség: az SMS jellemzően pénzbe kerül, az email olcsóbb, de könnyebben figyelmen kívül marad. Találd meg azt az egyensúlyt, ahol az ügyfeled támogatva érzi magát – nem pedig „agyonüzenetezve”.
4. Mitől jó egy email- vagy SMS-emlékeztető szövege?
Egy jó emlékeztető nem csak emlékeztet – megnyugtat, irányt mutat és cselekvésre ösztönöz. Nézzük, mi az, aminek mindenképp benne kell lennie.
Kötelező információk, amik nélkül ne küldd ki
Az ügyfélnek egy pillantásból értenie kell, miről van szó. Ezért mindig szerepeljen benne:
- az időpont dátuma és napja (pl. „2025. június 3., kedd”),
- a pontos idő,
- a helyszín (cím, ha kell, emelet/kapucsengő),
- a szolgáltatás típusa (milyen kezelés, óra, vizsgálat),
- ha releváns, a munkatárs neve.
Ezeket emailben szépen tagolva, SMS-ben nagyon tömören add meg.
Egyértelmű cselekvés: megerősítés, módosítás, lemondás
Az emlékeztető ne legyen zsákutca. Az ügyfél azonnal lássa, hogy:
- jó az időpont → semmit nem kell tennie,
- módosítana → kattinthat egy „Időpont módosítása” gombra/linkre,
- lemondana → ott a „Lemondás” link vagy egyértelmű instrukció.
Emailben ez mehet gombokkal („Call-to-Action”), SMS-ben rövid linkkel. A lemondási feltételeket, díjakat elég röviden jelölni („Lemondási feltételeinket itt találod”), a részletes szabályzatot egy külön no-show / lemondási oldal ismerteti.
Hangnem és márkahang: mintha személyesen szólnál hozzá
Az emlékeztető üzenet hangneme legyen ugyanaz, mint a vállalkozásodé:
- ha tegeztek, itt is tegezz,
- ha elegánsabb, magázó kommunikáció a jellemző, azt tartsd következetesen.
A cél: az ügyfél érezze, hogy róla van szó, nem csak egy sablonról. Egy-két barátságos mondat sokat számít:
„Várunk szeretettel!”, „Ha bármi közbejön, itt tudsz módosítani.”
Több nyelv, speciális igények
Ha több nyelven foglalsz időpontot, készíts külön sablonokat nyelvenként – ne egy félig magyar, félig angol üzenetet küldj. Ugyanígy, ha vannak speciális szabályok (pl. első vizit, labor előtti éhgyomor, edzés előtti étkezés), ezeknek legyen külön, ahhoz a szolgáltatáshoz kötött szövegük.
A lényeg: az emlékeztető legyen átlátható, rövid, de teljes. Az ügyfeled pontosan tudja, mikor, hová, miért megy, és egy kattintással tudja jelezni, ha változtatna. Így lesz az üzenet valódi segítség – nem csak egy újabb értesítés a sok közül.
5. Email- és SMS-emlékeztető sablonok különböző szolgáltatóknak
Az alábbi minták kiindulópontok – nyugodtan igazítsd őket a saját márkahangodhoz, tegezős/magázós stílusodhoz. A fő cél mindenhol ugyanaz: az ügyfeled azonnal értse, mikor, hová kell mennie, és tudjon könnyen módosítani vagy lemondani.
Szépségszalon / kozmetika
SMS minta:
Szia {{ugyfel_neve}}! Emlékeztető: időpontod {{szolgaltatas_neve}} kezelésre {{datum}} {{ido}}-kor, cím: {{cim}}. Módosítás/lemondás: {{link}}
Email vázlat:
- Tárgy: „Emlékeztető szépségidőpontodra – {{datum}}, {{ido}}”
- Törzs: rövid köszöntés, időpont és helyszín kiemelve, ha kell parkolási/érkezési infó, gombok: „Időpont módosítása”, „Időpont lemondása”.
Egészségügyi szolgáltató / magánrendelő
SMS minta:
Emlékeztető: időpontod a {{rendelo_neve}} rendelőben {{datum}} {{ido}}-kor. Cím: {{cim}}. Ha módosítanál vagy lemondanál, kattints: {{link}}
Email vázlat:
- Tárgy: „Emlékeztető orvosi időpontodra – {{szakorvos_neve}}, {{datum}}”
- Törzs: vizsgálat típusa, pontos idő, cím, ha szükséges: érkezési idő (pl. „kérjük, érkezz 10 perccel hamarabb”), fontos tudnivalók (pl. éhgyomor, hozandó leletek), alul a módosítás/lemondás linkek.
Edző / fitnesz / csoportos óra
SMS minta:
Szia {{ugyfel_neve}}! Holnapi {{ora_tipusa}} órád {{edzo_neve}}-vel {{ido}}-kor kezdődik ({{cim}}). Ha mégsem jó az időpont: {{link}}
Email vázlat:
- Tárgy: „Holnapi edzésed emlékeztetője – {{ora_tipusa}} {{edzo_neve}}-vel”
- Törzs: időpont, helyszín, ha kell terem/szint, rövid infó: mit hozzon (pl. váltócipő, törölköző), „Ha nem tudsz jönni, kérlek módosíts vagy mond le itt: …”.
Coach / tanácsadó
SMS minta:
Emlékeztető: online / személyes konzultációd {{datum}} {{ido}}-kor {{coach_neve}}-vel. Csatlakozás / cím: {{link}}. Módosítás: {{link_modositas}}
Email vázlat:
- Tárgy: „Emlékeztető konzultációdra – {{datum}}, {{ido}}”
- Törzs: köszöntés, időpont, formátum (online/személyes), szükséges link vagy cím, ha online: csatlakozási link, technikai tipp (pl. „csatlakozz 5 perccel korábban”). Alul: módosítás/lemondás link, rövid, barátságos zárás.
Ezeket a sablonokat az időpontfoglaló rendszeredben külön-külön is eltárolhatod, szolgáltatásonként, hogy mindig az adott helyzethez legjobban illő üzenet menjen ki.
6. Hogyan állítsd be az emlékeztetőket az időpontfoglaló rendszeredben?
Egy jó emlékeztető-rendszer nem csak szöveg kérdése – a technikai beállításokon is rengeteg múlik. Ha ezeket átgondoltan állítod be, az üzenetek pontosan akkor, úgy és annak mennek ki, akinek kell.
Időzítések beállítása
Először érdemes végiggondolnod, hány emlékeztetőt szeretnél, és mikor menjenek ki. A gyakorlatban jól működik például:
- foglalás után azonnal: visszaigazoló email (esetleg SMS),
- 24–48 órával az időpont előtt: részletesebb emlékeztető,
- 3–6 órával az időpont előtt: rövid, „napi” emlékeztető (gyakran SMS).
A legtöbb rendszerben ezt úgy adod meg, hogy „X nappal/órával az időpont előtt” – érdemes kipróbálni különböző kombinációkat, és figyelni, mikor kapsz kevesebb „elfelejtettem jönni” visszajelzést.
Változók (merge tagek) használata
Hogy ne kelljen minden emlékeztetőt kézzel írni, a rendszer változókat használ (merge tageket), például:
{{ugyfel_neve}}{{datum}}{{ido}}{{szolgaltatas_neve}}{{helyszin}}{{munkatars_neve}}
Ilyenkor elég egyszer megírnod a sablont, és a rendszer automatikusan behelyettesíti az adott foglalás adatait. Ügyelj rá, hogy a változókat pontosan úgy írd, ahogy a rendszer kéri – egy elütés, és máris üresen marad a név vagy az időpont.
Tesztfoglalás és ellenőrzés
Mielőtt „élesben” elindítod az emlékeztetőket, mindig csinálj tesztfoglalást a saját email címeddel és telefonszámoddal. Nézd meg:
- megjönnek-e az üzenetek a megfelelő időben,
- jól néznek-e ki mobilon,
- nem túl hosszú-e az SMS (nem vágja-e el a rendszer),
- minden link, gomb működik-e.
Ez az a lépés, amit sokan kihagynak, pedig rengeteg kellemetlenségtől megkímél.
Külön sablonok különböző szolgáltatásokra
Ha többféle szolgáltatásod van (pl. rövid kezelések, hosszabb vizitek, csoportos órák), érdemes külön sablonokat létrehozni:
- más tudnivaló kell egy első orvosi vizithez,
- más egy 30 perces gépi kezeléshez,
- megint más egy edzéshez vagy konzultációhoz.
Így minden ügyfél valóban rá szabott információt kap, nem egy általános, félmegoldás üzenetet.
7. A leggyakoribb hibák email- és SMS-emlékeztetőknél
Hiába van beállítva az emlékeztető, ha rosszul működik, az ügyfél ugyanúgy el tud veszni a rendszerben. Nézzük, milyen hibákat érdemes elkerülnöd.
7.1. Túl sok üzenet egy foglaláshoz
Ha egyetlen időponthoz 4–5 értesítés is érkezik, az ügyfél könnyen érzi úgy, hogy „zaklatod”. Ilyenkor nemhogy jobban figyelne rájuk, inkább ösztönösen ignorálni kezdi az üzeneteidet. Jobb egy átgondolt, 2–3 lépéses emlékeztető folyamat, mint egy üzenetcunami.
7.2. Rossz időpontban küldött emlékeztetők
Egy hajnali 3-kor érkező SMS biztosan nem fog jó érzést kelteni. Figyelj arra, hogy az emlékeztetők ésszerű napszakban menjenek ki – általában 8:00 és 20:00 között. Sok rendszerben beállítható, hogy az automatikus üzenetek csak egy adott idősávban kerüljenek kiküldésre.
7.3. Hiányzó lemondási információk
Gyakori hiba, hogy az emlékeztető csak az időpontot írja le, de nem derül ki belőle, hogyan lehet módosítani vagy lemondani, és mi a lemondási szabályzat. Legalább egy rövid utalás legyen benne („Lemondási feltételeinket itt találod: …”), a részleteket egy külön oldalon érdemes ismertetni.
7.4. Túl hosszú, széteső SMS-ek
Az SMS-nek az a lényege, hogy egyetlen pillantással átlásd. Ha túl hosszú, a rendszer kettévágja, nehezen olvasható lesz, és a lényeg elvész. Tömöríts: dátum, idő, helyszín, szolgáltatás, link – és kész.
7.5. Nincs egyértelmű link a módosításra / lemondásra
Ha az ügyfél kénytelen telefonálni vagy visszaírni, hogy „nem jó az időpont”, az plusz terhet jelent mindkettőtöknek. Tegyél az üzenetbe egyértelmű, jól látható linket vagy gombot, ahol saját maga intézheti a módosítást vagy lemondást – gyorsabb, kényelmesebb, profibb.
8. Adatvédelem és jogi tudnivalók az emlékeztető üzeneteknél
Az emlékeztető üzenetek nem csak technikai és marketing kérdések – adatvédelmi oldalról is fontos, hogyan kezeled őket. A jó hír az, hogy ha átgondoltan állítod be a folyamataidat, ez nem bonyolult, csak tudatos.
Először is érdemes különválasztani a foglaláshoz kapcsolódó „tranzakciós” üzeneteket (visszaigazolás, emlékeztetők, módosítás/lemondás értesítése) a marketing célú üzenetektől (akciók, hírlevél, promóciók). Az előbbiek a foglalás teljesítéséhez szükségesek, ezért általában jogszerűen küldhetők, ha az ügyfél nálad foglalt. A marketing üzenetekhez viszont külön, egyértelmű hozzájárulásra van szükség – ezt ne keverd össze.
Fontos az is, hogy csak a szükséges adatokat használd. Az ügyfeled telefonszámát és email címét azért kapod meg, hogy tudd értesíteni a foglalásáról – ne add tovább, ne használd más célra, mint amit előre jelzel neki. Egészségügyi vagy más érzékeny információkat lehetőleg ne írj bele SMS-be; elég annyi, hogy „kontrollvizit”, nem kell konkrét diagnózis.
A foglalási folyamatban legyen egyértelműen leírva (és linkelve az adatkezelési tájékoztatóban), hogy milyen értesítéseket fog kapni: visszaigazolást, emlékeztetőt, szükség esetén módosításról szóló emailt/SMS-t. Ha valaki jelzi, hogy nem szeretne több értesítést egy bizonyos csatornán, azt érdemes tiszteletben tartani.
A részletes GDPR- és jogi kérdéseket majd egy külön, kifejezetten erre fókuszáló cikkben (A28) bontjuk ki – itt a cél, hogy lásd: az emlékeztetők is az adatkezelésed részei, ezért bánj velük tudatosan.
9. Összefoglalás és következő lépések
Ha végiggondolod, az emlékeztető üzenetek célja egyszerű: segíteni, hogy az ügyfeled tényleg megjelenjen az időponton, miközben te átláthatóan, profin tudod szervezni a napodat. Ehhez három dolgot kell jól összeraknod:
- milyen típusú emlékeztetőket küldesz (visszaigazolás, előző napi, aznapi),
- milyen csatornán (email, SMS vagy a kettő kombinációja),
- és mit, milyen hangnemben írsz ezekbe az üzenetekbe.
A technikai beállításoknál figyelj az időzítésre, a változók helyes használatára, a tesztelésre és arra, hogy legyenek külön sablonjaid a fontosabb szolgáltatástípusokra. Közben ne feledd: az emlékeztetők is az adatkezelésed részei, ezért kezeld őket tudatosan.
Ha szeretnél továbbmenni a témában:
- a no-show-k csökkentéséről részletesebben a linken elérhető cikkben olvashatsz,
- a lemondási és no-show szabályzat kialakítását a linken elérhető cikk bontja ki,
- a marketing automatizmusokról a linken elérhető cikk szól,
- a GDPR és jogi háttér mélyebb részleteit pedig a linken elérhető cikk fogja összefoglalni.
