A Brief: Hogyan írj tökéletes briefet, ami meghozza a várt eredményeket

A brief, magyarul feladatleírás, kulcsfontosságú dokumentum minden olyan projekt elején, ahol külső szakértőkkel vagy csapatokkal dolgozol együtt. Legyen szó marketingkampányról, weboldal tervezésről, grafikai munkáról vagy akár egy szoftver fejlesztéséről, a jól megírt brief az alapja a sikeres együttműködésnek és a kívánt eredmények elérésének. Egy rossz brief félreértésekhez, idő- és pénzpazarláshoz vezethet. Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogyan írj tökéletes briefet, amely minden szükséges információt tartalmaz, egyértelmű és inspiráló. Ha weboldal készítéséhez keresel megbízható partnert, tekintsd meg szolgáltatásainkat itt: Weboldal készítés

Miért olyan fontos a brief?

Gondolj a briefre úgy, mint egy térképre. Ha a térkép hiányos, pontatlan vagy egyszerűen érthetetlen, akkor el fogsz tévedni. Ugyanez igaz a projektekre is. A brief nélkül a projektben résztvevők nem tudják pontosan, mi a cél, kik a célcsoport, mi a költségvetés és mik a határidők. Ez pedig frusztrációhoz, hibákhoz és végül sikertelen projekthez vezethet.

Íme néhány ok, amiért a brief elengedhetetlen:

• Egyértelmű célok: A brief tisztázza a projekt céljait, így mindenki tudja, miért dolgozik.
• Hatékony kommunikáció: Segít a megrendelő és a kivitelező közötti kommunikációban, csökkentve a félreértések kockázatát.
• Költségvetés kontroll: Pontosan meghatározza a költségvetést, így elkerülhetők a túlköltekezések.
• Határidők betartása: Rögzíti a határidőket, ami segít a projekt időbeli ütemezésében.
• Minőségi eredmény: Lehetővé teszi, hogy a kivitelező a megrendelő elvárásainak megfelelő minőségű munkát végezzen.

A tökéletes brief felépítése: Mit tartalmazzon?

Nincs egyetlen, univerzális brief sablon, de vannak olyan elemek, amelyeknek mindenképpen szerepelniük kell benne. Ezek az elemek biztosítják, hogy a brief teljes körű és érthető legyen.

1. A projekt címe és áttekintése

Kezdd a briefet a projekt egyértelmű címével és egy rövid áttekintéssel. Ez az áttekintés összefoglalja a projekt lényegét, célját és a főbb elvárásokat. Például:

Projekt címe: Új termék bevezető kampánya

Áttekintés: Célunk, hogy egy új, innovatív terméket (X termék) bevezessünk a piacra, és a célcsoportunk (25-45 év közötti, technológia-érzékeny felhasználók) körében növeljük a márka ismertségét és a termék iránti érdeklődést. A kampány fő célja, hogy a termék bevezetése után 3 hónappal 15%-os piaci részesedést érjünk el.

2. Háttérinformációk

Ebben a részben mutasd be a céged, a terméked vagy szolgáltatásod, és a piacot, ahol tevékenykedsz. Fontos, hogy a kivitelező megértse a kontextust, amiben a projekt zajlik. Például:

• A cég bemutatása: Rövid leírás a cégedről, a küldetésedről, a célcsoportodról és a főbb termékeidről/szolgáltatásaidról.
• A termék/szolgáltatás bemutatása: Részletes leírás a termékről/szolgáltatásról, annak előnyeiről, egyedi jellemzőiről és a versenytársakhoz képesti előnyeiről.
• Piaci helyzet: A piac rövid elemzése, a főbb versenytársak bemutatása, a piaci trendek és a potenciális lehetőségek.

Példa:

Cégünk, a Zöld Energia Kft., fenntartható energia megoldásokkal foglalkozik. Küldetésünk, hogy csökkentsük a környezeti terhelést és népszerűsítsük a megújuló energiaforrásokat. Legújabb termékünk, a Napkollektor X, egy innovatív megoldás, amely a napenergiát hatékonyan alakítja át elektromos árammá. A piacon számos versenytársunk van, de a Napkollektor X kiemelkedik a magas hatékonyságának és a hosszú élettartamának köszönhetően.”

3. Célok és célkitűzések

Ez a brief egyik legfontosabb része. Pontosan meg kell határoznod, mit szeretnél elérni a projekttel. A céloknak SMART-nak kell lenniük:

• Specifikus (Specific): Pontosan megfogalmazott, nem általános.
• Mérhető (Measurable): Számokkal kifejezhető, mérhető eredmények.
• Elérhető (Achievable): Reális, a rendelkezésre álló erőforrásokkal elérhető.
• Releváns (Relevant): Illeszkedik a céged stratégiai céljaihoz.
• Időhöz kötött (Time-bound): Meghatározott határidővel rendelkezik.

Példa:

• Cél: Növelni a márkaismertséget a fiatal felnőttek körében.
• Célkitűzés: A következő 6 hónapban 20%-kal növelni a követőink számát a Facebookon és az Instagramon.
• Célkitűzés: A következő 3 hónapban 10%-kal növelni a weboldalunk látogatottságát a 18-25 év közötti korosztályban.

4. Célcsoport

Írd le részletesen a célcsoportodat. Minél többet tudsz a célcsoportodról, annál hatékonyabb lesz a projekt. Fontos információk:

• Demográfiai adatok: Kor, nem, lakóhely, iskolai végzettség, foglalkozás, jövedelem.
• Pszichográfiai adatok: Életmód, érdeklődési körök, értékek, attitűdök.
• Online viselkedés: Milyen platformokat használnak, milyen tartalmakat fogyasztanak, milyen vásárlási szokásaik vannak.

Példa:

Célcsoportunk a 25-35 év közötti, nagyvárosban élő, diplomás, dolgozó nők. Érdeklődnek a divat, a szépségápolás, az egészséges életmód és a fenntarthatóság iránt. Aktívan használják a közösségi médiát, különösen az Instagramot és a Pinterestet. Szeretik a minőségi termékeket, de árérzékenyek is.”

5. Üzenet

Mi a fő üzenet, amit szeretnél közvetíteni a célcsoportodnak? Az üzenetnek egyértelműnek, relevánsnak és emlékezetesnek kell lennie. Például:

• Fő üzenet: A Napkollektor X a legokosabb választás a fenntartható energia iránt érdeklődők számára.
• Alátámasztó üzenetek:
  • A Napkollektor X csökkenti a villanyszámlát.
  • A Napkollektor X hozzájárul a környezetvédelemhez.
  • A Napkollektor X hosszú távú befektetés.

6. Kommunikációs csatornák

Milyen csatornákon szeretnél kommunikálni a célcsoportoddal? A csatornák kiválasztásakor vedd figyelembe a célcsoportod online viselkedését és a költségvetésedet. Például:

• Közösségi média: Facebook, Instagram, YouTube, TikTok
• Weboldal: Blog, landing page, termékoldal
• E-mail marketing: Hírlevél, promóciós e-mailek
• Online hirdetések: Google Ads, Facebook Ads, Instagram Ads
• Offline csatornák: Nyomtatott hirdetések, rádió, televízió

Példa:

A célcsoportunkat elsősorban a közösségi médián (Instagram, Facebook) és a weboldalunkon keresztül szeretnénk elérni. Emellett fontolóra vesszük az online hirdetések használatát is.”

7. Követelmények és elvárások

Ebben a részben sorold fel a projekt konkrét követelményeit és elvárásait. Minél részletesebb vagy, annál kisebb a valószínűsége a félreértéseknek. Például:

• Design: Színvilág, logó használata, stílus, hangulat
• Tartalom: Szövegek hossza, hangneme, kulcsszavak
• Technikai követelmények: Platformok, formátumok, méretek
• Jogvédelmi kérdések: Szabadalmak, szerzői jogok

Példa:

A designnak modernnek, letisztultnak és a márka arculatához illeszkedőnek kell lennie. A színvilágban a zöld és a kék árnyalatai domináljanak. A logót minden anyagban megfelelően kell elhelyezni. A szövegek legyenek informatívak, de könnyen érthetőek és a célcsoportunkhoz szóljanak.”

8. Költségvetés

A költségvetés egyértelmű meghatározása elengedhetetlen a sikeres projektmenedzsmenthez. A költségvetés tartalmazza a teljes projekt költségét, valamint a részfeladatok költségét is, ha van ilyen. Például:

• Teljes költségvetés: 5.000.000 Ft
• Részfeladatok költségvetése:
  • Design: 1.000.000 Ft
  • Tartalomírás: 500.000 Ft
  • Közösségi média kampány: 2.000.000 Ft
  • Weboldal fejlesztés: 1.500.000 Ft

9. Határidők

A határidők betartása kulcsfontosságú a projekt sikeréhez. A briefben pontosan meg kell határozni a projekt kezdetének és befejezésének dátumát, valamint a fontosabb mérföldkövek határidejét is. Például:

• Projekt kezdete: 2023. november 15.
• Projekt befejezése: 2024. február 15.
• Mérföldkövek:
  • Design tervek bemutatása: 2023. december 1.
  • Tartalmak elkészítése: 2023. december 15.
  • Közösségi média kampány elindítása: 2024. január 1.
  • Weboldal tesztelése: 2024. január 15.

10. Mérési módszerek

Hogyan fogod mérni a projekt sikerét? Fontos, hogy előre meghatározd a mérési módszereket, hogy a projekt végén objektíven értékelhesd az eredményeket. Például:

• Weboldal látogatottsága: Google Analytics
• Közösségi média követők száma: Facebook Insights, Instagram Insights
• Értékesítési adatok: CRM rendszer
• Ügyfél elégedettség: Felmérések, visszajelzések

Példa:

A weboldal látogatottságát a Google Analytics segítségével fogjuk mérni. A közösségi média követők számát a Facebook és az Instagram Insights segítségével követjük nyomon. Az értékesítési adatokat a CRM rendszerünkben rögzítjük. Az ügyfél elégedettségét felmérésekkel és visszajelzésekkel mérjük.”

11. Kapcsolattartó

Jelöld meg a projektért felelős kapcsolattartót, akihez a kivitelező kérdésekkel fordulhat. A kapcsolattartó neve, telefonszáma és e-mail címe is szerepeljen a briefben.

Példa:

Kapcsolattartó: Kovács János
Telefonszám: +36 30 123 4567
E-mail cím: janos.kovacs@cegnév.hu

Tippek a tökéletes brief megírásához

Íme néhány további tipp, amelyek segítenek a tökéletes brief megírásában:

📄 Ingyenes sablonokat keresel? A Smartsheet többféle brief mintát kínál, amiket akár azonnal is használhatsz különböző típusú projektekhez.

• Légy egyértelmű és tömör: Kerüld a bonyolult fogalmazást és a felesleges információkat.
• Használj vizuális elemeket: Képek, diagramok, grafikonok segíthetnek az információk szemléltetésében.
• Kérj visszajelzést: Mutasd meg a briefet másoknak is, mielőtt elküldenéd a kivitelezőnek.
• Legyél nyitott a kérdésekre: Bátorítsd a kivitelezőt, hogy kérdezzen, ha valami nem világos.
• Frissítsd a briefet: Ha a projekt során változások történnek, frissítsd a briefet, hogy mindenki naprakész legyen.